Hướng Dẫn Khai Hải Quan Cho Doanh Nghiệp FDI: Quy Trình & Thủ Tục Chi Tiết

Theo số liệu của Tổng cục Hải quan, năm 2023 có hơn 38,000 doanh nghiệp FDI đang hoạt động tại Việt Nam với kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 395.98 tỷ USD! Con số này cho thấy tầm quan trọng của việc nắm vững thủ tục khai hải quan đối với doanh nghiệp FDI. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình khai báo hải quan, giúp doanh nghiệp FDI tối ưu hóa thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Những Điều Kiện Cơ Bản Khi Làm Thủ Tục Hải Quan Cho Doanh nghiệp FDI

Trước khi tiến hành các thủ tục khai báo hải quan, doanh nghiệp FDI cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

Đầu tiên, doanh nghiệp phải có giấy phép đăng ký kinh doanh và mã số doanh nghiệp hợp lệ. Đây là điều kiện tiên quyết để được công nhận là một pháp nhân hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Tiếp theo, việc có chứng nhận đăng ký mã số thuế là bắt buộc để thực hiện các giao dịch về thuế và hải quan.

Để thực hiện khai báo điện tử, doanh nghiệp cần có tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Đồng thời, chứng thư số (hay còn gọi là chữ ký số) là công cụ không thể thiếu để xác thực các giao dịch điện tử với cơ quan hải quan.

Tùy theo đặc thù ngành hàng, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm các giấy phép chuyên ngành như: giấy phép an toàn thực phẩm, chứng nhận kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu...

Quy Trình Khai Báo Hải Quan Điện Tử Cho Doanh Nghiệp FDI

Quy trình khai báo hải quan điện tử được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS/VCIS, bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Đăng ký và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử

• Đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia
• Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử từ website chính thức
• Cấu hình chứng thư số và thông số kết nối

Bước 2: Chuẩn bị và scan chứng từ

• Scan tất cả chứng từ gốc với độ phân giải tối thiểu 200 dpi
• Lưu file định dạng PDF không quá 5MB/file
• Đặt tên file theo quy định của hải quan

Bước 3: Khai báo trên hệ thống

• Lựa chọn loại hình xuất nhập khẩu phù hợp
• Điền đầy đủ thông tin theo các trường yêu cầu
• Đính kèm file chứng từ đã scan
• Ký số và gửi tờ khai

Bước 4: Nộp thuế điện tử

• Kiểm tra số tiền thuế phải nộp trên hệ thống
• Thực hiện thanh toán qua ngân hàng điện tử
• Lưu giữ chứng từ thanh toán

Các Loại Giấy Tờ Cần Thiết Trong Hồ Sơ Hải Quan

Một bộ hồ sơ hải quan chuẩn cần có các chứng từ sau:

Hợp đồng thương mại và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Thể hiện đầy đủ thông tin về người mua, người bán
• Chi tiết về hàng hóa, đơn giá, điều kiện giao hàng
• Có chữ ký của người đại diện và con dấu công ty

Vận đơn và phiếu đóng gói (B/L và Packing List)

• Vận đơn thể hiện thông tin vận chuyển
• Packing List mô tả chi tiết về đóng gói
• Số container và seal number (nếu có)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

• Phù hợp với ưu đãi thuế quan đang áp dụng
• Được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền
• Còn trong thời hạn hiệu lực

Những Lưu Ý Đặc Biệt Cho Doanh Nghiệp FDI Khi Làm Thủ Tục Hải Quan

Doanh nghiệp FDI cần đặc biệt lưu ý một số điểm sau:

Về chính sách ưu đãi thuế:

• Kiểm tra kỹ các ưu đãi theo hiệp định thương mại
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ chứng minh xuất xứ
• Theo dõi thời hạn của các ưu đãi

Đối với nhập khẩu máy móc thiết bị:

• Phải là thiết bị mới 100% (trừ trường hợp đặc biệt)
• Đúng với ngành nghề đăng ký đầu tư
• Có cataloge và tài liệu kỹ thuật kèm theo

Về xuất nhập khẩu tại chỗ:

• Phải có văn bản chấp thuận của hải quan
• Tuân thủ quy định về thuế GTGT và thuế XNK
• Thực hiện đúng trình tự thủ tục

Các Sai Sót Thường Gặp và Cách Khắc Phục

Lỗi khai báo mã HS:

• Tham khảo biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất
• Xin ý kiến phân loại trước khi khai báo
• Lưu ý các công văn hướng dẫn phân loại

Sai sót trong kê khai trị giá:

• Kiểm tra kỹ các yếu tố cấu thành trị giá
• Lưu ý các khoản điều chỉnh cộng/trừ
• Có hồ sơ chứng minh trị giá khai báo

Thiếu giấy tờ chuyên ngành:

• Lập danh mục giấy tờ cần thiết từ đầu
• Theo dõi thời hạn của các giấy phép
• Liên hệ trước với cơ quan cấp phép

Kinh Nghiệm Thực Tế Trong Quá Trình Khai Báo

Để tối ưu hóa quá trình khai báo, doanh nghiệp nên:

Về thời gian thông quan:

• Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng đến
• Nộp tờ khai sớm để được phân luồng
• Theo dõi status tờ khai thường xuyên

Phối hợp với cơ quan hải quan:

• Duy trì liên lạc thường xuyên
• Phản hồi nhanh khi có yêu cầu
• Chủ động xin ý kiến khi có vướng mắc

Quản lý rủi ro:

• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới
• Tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ

Khai báo hải quan là một trong những khâu quan trọng nhất đối với hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp FDI. Việc nắm vững quy trình, cập nhật thường xuyên các quy định mới và xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.